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AUDITORÍA FINANCIERA
A la hora de proponer una mecanización, en primer lugar partiremos de un sistema de gestión de los procesos mediante workflow (WF) que contactará con otras tecnologías para realizar las verificaciones oportunas en cada caso; estas metodologías pueden ser diversas; algunas serán las mismas con las que se opera en una auditoría tradicional: la captura de datos de distintos ficheros de sistema de información contable (ERP) de la organización para construir una hoja de cálculo, o elaborar un informe de verificación en un procesador de textos, envío de correos electrónicos o comparación de la información recibida.
La definición de los WF requiere unos procesos estables y bien definidos: input y output, que puedan etiquetarse dentro del ERP de la empresa. El problema es doble: por un lado, no siempre los procedimientos están totalmente digitalizados, y por otro, y más preocupante, cada organización puede ser singular en el diseño de los WF, por lo que un prototipo de automatización de procedimientos del auditor no puede basarse solo en WF simples y predefinidos, sino que tendremos que hablar de minería de procesos previa para identificar los flujos de información en los ERP de la empresa cliente y adaptar así nuestro software-robot de auditoría.
La herramienta a utilizar es un software RPA (Robotic Process Automation), que nos permita automatizar y agilizar tareas repetitivas como la recopilación de datos y el cálculo de importes.
Una vez realizado el flujograma indagaremos en la búsqueda de las fuentes documentales que nos permitan realizar comprobaciones a tiempo real de los datos incluidos en la documentación, tanto la relativa a la facturación como a las facturas emitidas.
La NIA-ES 500 (Evidencia de Auditoria), indica que la fiabilidad de la evidencia de auditoría aumenta si se obtiene de fuentes externas independientes de la entidad, por lo que se deberían buscar esas fuentes externas
Son muchas las utilidades del prototipo y por tanto los destinatarios:
- Empresas para automatización de facturas en papel y comprobaciones auditoría en empresas de cierto tamaño que dispongan de datos digitalizados.
- Entidades públicas de todo tipo. En este momento estamos trabajando con el Puerto de Cartagena en un prototipo.
- Asesorías contables para reducir la carga de trabajo manual. Actualmente estamos probando el prototipo de reconocimiento de facturas en papel con inteligencia artificial y su adaptación a programas como ADISS A3, Sage Despachos Connected, Anfix o a3innuva, entre otros.
El impacto en las entidades o las empresas que implanten alguno de los dos prototipos serán las siguientes:
- Reducción de tiempo de tramitación de las facturas o comprobaciones,
- Reducción muy importante en los costes de empresa, de personal y materiales.
- Mejora en la seguridad y fiabilidad de los datos obtenidos tras la aplicación del prototipo.
De hecho, 90% de las empresas considera su prioridad la digitalización, fenómeno que se ha incentivado tras la pandemia (informe ‘CEO Outlook 2020: COVID-19). Nuestro prototipo parte de la existencia de datos digitalizados. El prototipo de automatización de facturas es el más avanzado y colabora a la generación de datos digitalizados, requisito necesario para la implantación del auditor robot.
Nuestro objetivo es implantar el prototipo en el mayor número de empresas desde dos puntos de vista: conseguir su mejora tecnológica y la escalabilidad de la solución.
Planeamos desarrollar e implantar un software robot auditor. En el proceso de facturación aún existen trazas manuales que podrían reducir su impacto en el riesgo de incorrección material si se establece un control automatizado e inteligente de datos relativos a fechas y vigencia de la concesión, importe de la tasa, ocupación u otros relevantes. Los resultados que se pretenden obtener están enfocados a verificación de datos y detección de errores entre dos aplicaciones concretamente Posidonia e INTEGRA2 para utilizar en tareas de auditoría. Para ello intervendrá tanto en la entrega del diseño del prototipo, como en la implementación, especialistas en diferentes campos de la investigación integrados en el que el Grupo RETOS IAAC tiene experiencia probada en la materia.
El desarrollo de la IDEA consistió en la realización de un análisis del flujograma del proceso de ingresos por tasas portuarias, concretamente de las tasas de ocupación de superficie y la tasa de actividad industrial de las concesiones, para detectar las bases documentales y programas aplicados y poder modelizar los controles necesarios para verificar que la información utilizada es la correcta y automatizar los procesos manuales que sean posibles fuentes de errores.
La herramienta a utilizar es un software RPA (Robotic Process Automation), que nos permita automatizar y agilizar tareas repetitivas como la recopilación de datos y el cálculo de importes.
El resultado final ha consistido en un robot RPA capaz de analizar la información del flujo del proceso de facturación y detectar anomalías en el proceso de facturación. Las anomalías son detectadas y analizadas para ofrecer al usuario una sugerencia sobre el motivo de la anomalía y su posible solución.
El proyecto entra en una segunda fase consistente en analizar y validad todas detecciones de anomalías y las sugerencias con el fin de ir evolucionando hacia la automatización final de todo el proceso.